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Notion节省时间的「按钮」神器:解锁高效工作流程 6 个实战案例

Notion节省时间的「按钮」神器:解锁高效工作流程 6 个实战案例插图

在繁忙的工作与生活中,我们总是寻求再提高一些效率的方法,而「减少繁琐、重复的步骤」,或者说「简化工作流程」,就是节省时间的可行方法之一。 Notion 最新推出的「 Button 」,看似貌不惊人,但实则是「按钮神器」,是一个能让我们节省操作时间,从而提高效率的强大工具。“ Notion Button 」的「按钮」基本功能就是帮助我们「按一下按钮」之后,自动开启「一连串指定的操作」,他的几大应用方向是:

  • 让你轻松管理(或执行)各种每日、每周循环的重复性操作,帮助工作流程更为高效。
  • 让团队成员(尤其不熟悉Notion的成员)可以更轻松、直觉建立项目任务、问题回报,以及工作知识库。
  • 让你可以用一个步骤(按下按钮),同时完成多个项目数据库的管理、新增与修改。
Notion节省时间的「按钮」神器:解锁高效工作流程 6 个实战案例插图1

今天这篇文章,除了带你深入了解Notion Button 按钮的核心功能之外,更要研究如何将其应用到实际工作中。 我实际测试了 6 个实战案例!

透过这些案例,读者可以学会如何在项目管理、工作流程设计、日常任务记录等方面运用Notion按钮,大幅提高Notion的工作效率。

「 Notion Button 」基本操作:

首先让我们看看如何建立Button,以及按钮有哪些基本功能。

利用 / ,找到 Button 」,就可以建立这个新的按钮。

新增一个按钮之后,可以开始设定一连串的操作动作,之后按下按钮就能启动这些操作。

如下图所示,在「Notion Button 」中,我们可以:

  • 为按钮命名,说明他的操作功能。
  • 插入一个或多个步骤,排出执行顺序,按下按钮就自动执行。 可以插入的步骤如下:
    • 可以插入任何blocks到目前页面,我可以先写好预设内容、大纲、待办、表格、数据库等等。
    • 可以添加一个页面到指定数据库,并且默认新页面的各种属性。
    • 可以编辑某个数据库中某类型页面的属性,批次处理好同类型页面的改动。
    • 可以增加一个确认窗口,避免不小心按下按钮后也一次完成所有修改。
    • 可以增加一个开启页面的步骤,例如新增页面后可以直接开启他。

虽然说「Notion Button 」是按钮神器,但老实说,我第一眼看到上述这样的功能选项,其实真的不太知道要怎么用。

所以功能虽然在那边,还是需要更多实战的案例,来看看「Notion Button 」到底可以完成哪些工作。

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案例一:建立一个项目、工作流程说明文件,利用「按钮」快速开启任务

Notion 是项目协作导向的工具,当团队一起使用的时候,可能有很多个不同项目、不同类型任务的资料库,于是为了让团队成员们知道要怎么一起使用Notion (才不会大家各做各的,最后整个数据库愈来愈乱),可能会建立一个「项目指导原则」、「工作流程步骤」的「说明文件」。

在这份「说明文件」中,我们可能会教团队伙伴要去哪个数据库新增新的任务,或是要去哪个客服数据库回报问题,或是要在哪个数据库建立会议笔记,还是说要在哪个数据库建立团队知识库。

不過,如果我們只是在「說明文件」中「說明」,那團隊成員看完說明後,是不是還要自己手動去找到是哪一個資料庫?要開啟哪個功能?要怎麼建立?

这时候,「Notion Button 」按钮神器就发挥作用了,我们可以在「说明」之后直接插入「按钮」,让团队成员单击按钮,就完成刚刚说明的所有操作!

例如下面这个按钮,我在说明文件中说,要制作一段新视频时,要先去建立一个视频素材页面,然后建立一个视频拍摄时程页面,但具体操作步骤可能很多,于是我在下面新增一个「Notion Button 」,让团队成员按一个按钮,就能完成上述操作。

下面我来比较仔细拆解一下这个案例如何操作。

我在这个「Notion Button 」中,第一步先加入「 Show Confirmation 」,也就是先弹出一个确认窗口,确认是不是真的要新增这两个任务,以免有人误按。

第二步,我插入一个「Add page to 」,会新增一个页面到「课程素材资料库」,并指定好需要的名称与属性格式。

第三步,我又插入一个「Add page to 」,再新增一个页面到「课程时程资料库」,并指定好需要的名称与属性格式。

然后,我利用「Open page 」的步骤,打开刚刚新增的视频素材页面在全窗口,然后打开刚刚新增的视频时程页面在右方窗口。

这样做的好处是,新增两个页面后,会自动开启,方便我进一步编辑。

那么,当我按下那个“按钮”,会发生什么事情呢?

会先出现一个确认窗口,确认我要同时新增这两个任务页面。

按下确认,上述一连串步骤会自动执行完成,我直接看到的就是下面这个画面。

影片素材页面被加入相应数据库,拍摄时程任务页面也被加入不同的相应数据库,并且两个页面同时开启!

想想看这样的「Notion Button 」自动化,可以节省多少我们开开关关数据库、页面、设置属性的操作时间!

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案例二:在每日移动清单、健康记录页面,快速建立重复格式的内容

在案例一中,我们掌握建立「Notion Button 」的逻辑与效果,接下来就可以更简单发想各种按钮神器的应用案例。

例如我们的每周待办清单,或是每天要记录的健康流水账,这时候是不是每个礼拜需要建立重复的待办清单格式? 或是每天要新增同样的健康记录格式?

那么「Notion Button 」又能帮上忙! 只要在待办清单页面中建立一个按钮,按一下,下一周的待办清单基本格式就自动输入。

这时候很单纯,在按钮中利用「Insert blocks 」,在输入字段可以用所有 Notion block 功能建立类似模板的内容。

这样一来,在这个页面中,只要每次按一下这颗按钮,就会新增一段设定好的内容,方便我们在「同一个页面」中不断新增重复格式的流水账。

(所以和 Notion 的数据库模板也不太一样:用 Notion Recurring Templates 设计周期自动循环提醒的任务笔记

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案例三:从目标主控页面,建立不同任务到不同项目数据库

Notion 中的数据库、页面愈来愈多,为了方便管理,你会不会建立「个人目标主控页面」呢? 我会这么做:「Notion 数据库管理图解教学,活用链接分页节省时间掌控大量项目」。

但是,任务还是放在不同项目数据库中,如果在目标主控页面要快速新增“不同数据库中的任务”怎么做最快? 那就是新增每一个数据库的快速新增任务按钮。

透过上图的三颗按钮,我可以快速点击新增文章按钮,就在博客数据库中,建立一个新增文章题目页面,设定好属性,并且让他直接弹出,我可以直接修改。

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案例四:快速针对所有项目中的紧急任务,完成任务指派

同样的逻辑,当项目数据库很多,有可能不同项目中有各自的紧急任务,假设我想要把这些紧急任务都快速完成任务指派、任务状态修改,原本要一个一个数据库去翻找并设定。

但如果透过按钮,也有可能一键完成!

例如下图,我设计了一个“处理所有项目的紧急任务”按钮,只要点一下这个按钮:

  • 行政工作数据库中的逾期任务,会直接指派给点击这个按钮的人。
  • 重要工作数据库中,一个礼拜内要到期的任务,会直接加上每日推进标签。
  • 博客数据库中,进入撰写完成状态的任务,会直接加上今日日期。

上述这些管理动作,都可以在一个按钮的动作中完成。

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案例五:在数据库模板中设计按钮,让模板更有弹性

资料库中原本的模板功能很好用,而加上Notion Button 按钮,可以让模板更有变化。

例如我在旅行数据库中有一个「亲子旅行模板」,我可以在模板中用按钮设计国内旅行规划方案、国外旅行规划方案。

这时候,在旅行数据库中建立新页面,加载亲子旅行模板之后,我可以针对这次是国内还是国外旅行,快速加载需要的真正模板内容。

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案例六:快速开启常用的双窗口页面

我还有一个自己的延伸应用案例。

我会把自己临时的想法、资料先丢在收集箱数据库,然后有空时把有用题目整理到部落格项目数据库。

于是我就在目标主控页面,设计一个按钮,点一下就能同时开启上述两个数据库的窗口。

这样一来,我就省下很多开启数据库的时间,按一下,这两个数据库的窗口直接并排,并且我可以左右拖移来移动页面,或是快速复制贴上相关内容。

以上就是我利用Notion Button的一些案例,也欢迎你提供你的方法。

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