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让 ChatGPT 教你如何利用 ChatGPT ,快速问对问题解决工作痛点

让 ChatGPT 教你如何利用 ChatGPT ,快速问对问题解决工作痛点插图

在这几个月的工作过程中,ChatGPT确实已经成为我工作上的一个得力助手,使用的频率到达每天起码数十次以上。

这些使用,有些是针对特殊项目,例如我之前利用 ChatGPT 写出一个自己用的番茄钟网页工具。 或者最近持续训练 ChatGPT 帮我设计 midjourney 提示语来更快产出写文章需要的图像。

但更多时候,是在各种日常工作情境中,解决那些繁琐的、花时间的、大脑容易卡关的动作,例如:

  • 刺激关于文章标题、开场的灵感思考。
  • 检验或补充各种报告与文件内容上的漏洞、错误。
  • 摘要、分析、重整各种资料研究,快速撰写笔记。
  • 设计一些简单文案、贴文内容的草稿。
  • 一起协作一个项目企划,例如课程企划、活动企划、产品企划等等。
  • 快速把我的杂乱笔记,重新整理成需要的报告结构、文章大纲、表格格式等等。
  • 各种零碎的语言翻译、知识问答、文字检查等等工作需求。

有些朋友看到我的具体应用,问我说怎么可以在短时间内,找到这些使用方法呢?

笨方法

其实,这里面没有很厉害的技巧,我一向喜欢先用笨方法,但笨方法往往能一步一步解决问题。

我一开始,并没有疯狂的去追逐各种 AI 工具与新闻,我只是先问了自己一个简单的问题:

「目前我在工作流程中,有哪些问题,或是有哪些繁琐步骤,我希望用 AI 帮我解决或节省时间?」

然后,我真的先把这些问题与需求列出一份笔记。 并且开始试着一个一个用 ChatGPT 来解决看看。 (最早的笔记如下图所示)

让 ChatGPT 教你如何利用 ChatGPT ,快速问对问题解决工作痛点插图1

过程中,有些问题发现利用 ChatGPT 真的可以加快速度,就把我的使用方式笔记下来,并且下次、下下次继续试试看,也可能边尝试边修正出更好的做法。 (例如我反复尝试用什么方式请 ChatGPT 润饰文章与修正错字,直到找到最有效做法。 )

过程中,也可能有些问题与需求第一时间没有想到有效解决办法,也不用着急,就先留在笔记。 可能一段时间后,刚好在某次阅读浏览信息时,看到某个做法,联想到自己问题的解决办法,这时候也赶快更新到笔记,并且实际试试看。

就在这样的过程中,其实并非是一次飞快地就研究出所有的应用方式,但如果每天能够解决一个小问题就好,一个月过去也能累积 30 个问题的解决办法。 就算是笨方法,也不需要太多时间,就能「累积」出起码对自己来说足够有效的「成果」。

例如我当时一开始列出的「想用 ChatGPT 解决的工作琐事」笔记,已经从原本简单的清单,变成加起来有上万字,还有无数应用图片的笔记。

让 ChatGPT 教你如何利用 ChatGPT ,快速问对问题解决工作痛点插图2

聪明方法

不过,在更熟悉 ChatGPT 的应用方式后,我开始思考一个可能性:上述我自己的老实笨方法,有没有可能透过 ChatGPT 来聪明的加速完成呢?

下面就让我们来试试看,类似的流程,如何让 ChatGPT 教我们利用 CahtGPT。

第一步:列出我的一日工作任务,请 ChatGPT 拆解步骤与问题

拆解自己的工作流程与步骤,其实并非一件简单的事情。 很多时候我们只是模糊的知道自己要完成什么任务,但是对于任务实际执行时需要的步骤、要解决的问题,没有真的实际拆解清楚。

而这是第一个可以请 ChatGPT 协助的地方。

我们先根据大脑的记忆,列出自己一日工作流程中可能遇到的大任务,例如要回应邮件、要撰写企划书等等。

接着,我们请 ChatGPT 拆解这些任务的具体步骤与可能问题。

例如我尝试这样询问 ChatGPT :

请你协助我拆解一日工作流程中有哪些具体处理步骤,以下「参考资料」提供我一日通常要处理的各种任务,根据最下方的「拆解模板」拆出每个任务可能需要解决的问题与具体步骤:

参考数据:###

– 回复任务邮件

– 撰写邀请合作邮件

– 制作产品报告、企画书、简报

– 规划产品进度

– 设计产品封面、海报

– 规划产品营销活动

– 修改与校对书籍内容

– 处理请款等行政流程

– 准备实体、在线课程讲座

– 讲课

– 撰写博客文章

– 研究各种生产力方法、工具

– 阅读大量书籍、网页文章

– 规划与执行家庭亲子活动

###

拆解模板:###

– 回复任务邮件- 理解邮件内容与待办事项- 根据问题搜集相关文件资料- 答覆对方提出的问题

###

于是我获得下图这样的答案,我先贴上自己的笔记,以此为基础,然后改写、补充成更符合自己真实的工作流程步骤。

这些工作流程的细节步骤,其中某些环节,或许就是 ChatGPT 或 AI 工具可以帮忙的地方。

第二步:请 ChatGPT 提供可以在哪些步骤与问题中提供协助的建议

如果这些改写后的工作步骤,还是想不到哪些环节可以让 ChatGPT 帮忙怎么办?

不如试试看下面这样的提问:

根据我们拆解出来的一日工作流程与具体步骤(如下方「流程清单」),请指出其中哪些步骤或问题解决可以透过 ChatGPT 协助,请单独列出可以协助的步骤,并用清单解说可能可以如何协助。于是我获得下图这样的建议,那么,我们就可以开始针对这些步骤或问题,尝试看看用 ChatGPT 来解决。

透过这样两个步骤,甚至不需要先花时间到处去找各种应用信息(虽然我这篇文章也算是一种应用信息),也不需要到处尝试各种工具。

只要5分钟内完成上述两步骤问答,我们应该就能找到好几个马上可以试试看的ChatGPT应用,而且是符合自己真正问题的应用。

第三步:请 ChatGPT 教你如何下提示语,完成任务协助

现在知道 ChatGPT 在哪些环节有可能提供协助了,不过知道可以协助是一回事,要怎么具体让 ChatGPT 协助又是另外一回事。

如果说我现在期待 ChatGPT 跟我一起合作撰写企划书,但是不知道怎么「开口问他」(提示语技巧)怎么办呢?

其实在「ChatGPT 提示语说明书:通用三层结构与 9 个技巧提高 AI 生产力」这篇教学中我有提到,有时候一步一步追问,就是最好的提问方式。

但如果真的对如何问出好问题没有概念,那么或许我们可以这样询问 ChatGPT:

假设你是准备要写一份营销活动企划书的工作者,你会如何询问 ChatGPT,请 AI 帮你一步一步拟出有效的企划书呢?

让我们交换角色,请ChatGPT假扮成要问问题的我,请他设计询问ChatGPT的提示语。

于是我们会获得下图这样的结果,基本上“ ”中就是我们可以参考的提示语。 我们可以根据这个逻辑,替换成自己需要的实际工作内容,一步一步询问 ChatGPT ,生成需要的辅助草稿。

只要这样多进行几次,慢慢的我们也会自己掌握住询问提示语的一些关键技巧,并找到适合自己的提问方式。

事实上,很多时候让 ChatGPT 自己设计提示语,往往能得到不错的建议(例如:我如何训练 ChatGPT 撰写 Midjourney 提示语? AI 绘图四个阶段)。

像是下图这样的例子,当我们烦恼如何让ChatGPT产出有效摘要时,不如直接问ChatGPT以如何设计提示语来询问ChatGPT。

在这个例子中, ChatGPT 设计的提示语是很有效的,非常值得我们试试看:

  • 提供我收集到的资料。
  • 明确摘要的目的与需求。
  • 提供摘要报告的特殊结构、格式。

透过上述方法,我们可以更快找到自己利用 ChatGPT 的有效方式。 倒也不是说一定要使用得很多,而是如果工作上有一两个问题可以利用 ChatGPT 节省时间、产出成果,对我们来说就是很好的帮助了

而当我们不知道如何利用他时,不如试试看让ChatGPT教我们如何利用ChatGPT,他可以帮我们拆解出一些工作流程的基本问题与步骤,可以建议我们在哪些环节有可能可以提供帮助,甚至可以帮我们设计询问ChatGPT的提示语。但是我们也要知道的是,并非 ChatGPT 提供的建议就一定是有效的,但我认为这没有关系,因为我们只要试试看就好,并不会花多少时间,其中有效的留下来、无效的就舍去。 过程中,我们就能找到自己更有效的应用方式了。

有兴趣的朋友还可以进一步研究:

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