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活用你的第二大脑笔记模板,协作 ChatGPT 生成好内容的 6 个案例

活用你的第二大脑笔记模板,协作 ChatGPT 生成好内容的 6 个案例插图

有些朋友会焦虑在各种 AI 工具不断推陈出新的时代,有 AI 写作、写文案、制作简报工具,最基本的 ChatGPT 也能直接透过问答生成邮件、报告、企划,除了担心会不会有些工作被取代(其实如果真的可以取代一些工作步骤,才能节省更多工作者的时间去做重要的事),也有些朋友问我说:会不会这样一来做笔记、 整理资料这些我们做个人知识管理的方法也就没那么重要了?

我自己这几个月的实践心得是,以现阶段的工具来说(各种文字、图片、影音的内容生成),以及最近 GPT-4 的能力来看(还真的很难说之后会变成什么程度),要让 ChatGPT 与 AI 工具发挥最大的效果,制作出真正为我所用,而且有价值的内容,还是不能脱离两个条件

  • 如果我拥有「属于自己的草稿」,即使是杂乱数据也好,请 AI 帮我分析、重整、延伸,都会让 AI 生成更有效的内容。 (相对于:我只是问一个主题,就希望 AI 给我全部答案的提问方式)
  • 如果我还拥有「自己需要的解答内容的基本格式模板」,那么请 AI 帮我重整杂乱资料、延伸问题、激激盪想法发展,更会有加倍效果。 (相对于只是设计 AI 角色、修改提示语的方式)

在跟这些 AI 内容生成工具协作的过程,拥有上述这两点,你会更容易真正感受到 AI 不只是神奇好玩,而是可以帮助我们真正完成工作

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我们的个人知识库,其实与 AI 工具相辅相成

并且在这样的过程中,你也会发现在现在这个阶段还不需太过焦虑,因为「属于自己的草稿」、「自己需要的解答内容的基本格式模板」,这是人在自己的执行、学习过程中产生的经验累积,也是我们的个人知识库、第二大脑原本的核心内容。

这些不断覆盘、迭代出来的任务笔记、知识笔记,不一定要很复杂,但是是属于我们个人需要的解决问题方法。 (延伸阅读:[高效能职场笔记法-3] 练习五个覆盘步骤,用解决问题取代空想计划

而拥有这些自己的第二大脑的朋友,反而比起单纯对 AI 问问题的朋友来说,更能发挥 AI 工具的潜力。

但真的是这样吗? 实际上可以做到什么结果?

进阶的做法,或许是让 AI 工具直接去读取我们的整个知识库,公司让 AI 去读取自己的知识库、客服数据库,就像是「ChatPDF 」去读一份论文,然后提供更精准有效的问答一样。

不过对于大多数一般用户来说,也不一定要这样做才能解决问题。

下面这就是一般人可以立即做得的实践:这篇文章就让我从自己在第二大脑、个人知识库中常常使用的笔记模板出发,看看经由多年累积迭代下来的模板,怎么帮助 ChatGPT 产出更能直接使用的内容。

使用Notion的朋友,也可以用同样逻辑看看Notion AI如何在这样的过程发挥最大能力。

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案例01.学习笔记范本

让我们以大多数朋友都可使用,并且免费版本就有一定成效的 ChatGPT 为例。

下面所有的案例,基本的“提示语 Prompt ”结构如下:

  • (开头还是可以说明主题背景)…… 目前有些「杂乱想法」如下,根据更下方提供的「XXX大纲模板」进行整理与延伸:
    • 杂乱想法:
      • (粘贴杂乱想法,只要没有超过限制字数即可)
    • XXX大纲模板:
      • (粘贴模板,只要没有超过限制字数即可)

我们就从阅读学习的笔记摘要开始试试看,我们确实可以直接请 ChatGPT 摘要一篇文章的重点,但如果我们希望产出的结果更符合我们需要的「学习笔记」,那麽可以试试看这样做。

我的提问内容如下:

帮我整理下面这篇文章,并且根据更下方提供的笔记大纲模板,进行内容重整:

XXX粘贴文章内容

笔记大纲模板 :

– 能不能解决亲子沟通之间的问题? 有没有具体技巧? (*问题要自己设定喔! )

– 列点摘要文章的重点结构

– 延伸拆解我們可以採取的下一步行動:

在我自己多年来写学习、阅读笔记的过程中,慢慢产生出一种我自己写笔记的基本结构:

  • 我喜欢在阅读学习之前,先预设一个我想要「获得解决」的问题,然后去文章里面找答案。
  • 当然我也会笔记一些属于文章的重点。
  • 但最后我更强调一定要与行动步骤,要不然学习没有意义。

所以我的读书笔记大多时候长成这样,会有我自己的问题解决笔记、行动清单、重点摘要。

当我要跟 ChatGPT 这类工具进行学习的「协作」时,我会抽练出自己写读书笔记时的这种「结构模板」,然后请 ChatGPT 帮我生成与整理。

于是, ChatGPT( GPT-4) 回答出了下面这样的内容。

因为这篇文章我也实际看过,并且自己有写过笔记,在这个范例中他的回答非常精准,更重要的是,他是根据我自己的学习笔记范本来写,是符合我要解决问题的方式,快速生成了我甚至可以直接复制到笔记中使用的内容。

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案例02.目标规划笔记范本

事实上,我的第二大脑笔记系统中确实有非常多这样的模板笔记(参考:写出元经验,不要让笔记日记变成无用流水账),甚至有些关键任务还有特别的模板笔记「模板」,方便我下一次相似项目、任务可以快速套用。

那么,例如当我要再次做一个之前做过的目标规划时,我可不可以这样做呢?

  • 简单描绘一下我对目标的想法,加入一些数据,丢给 ChatGPT
  • 请 ChatGPT 根据笔记中对这类目标的「拆解模板」,进行对我有用的拆解

于是我可以在 ChatGPT 中这样询问:

最近想要规划日本大阪、神户之旅,我是从台湾出发,想要带小孩去大阪的环球影城、神户动物园、海游馆、kids plaza等处。 请帮我根据下面这个旅行规划模板,设计一个日本大阪之旅专属的旅游计划:

插入整个旅游规划笔记范本

于是就产出了下图这样的结果。

当然,不是说我就一定要依照这样的规划去执行(可延伸阅读:如何活用 ChatGPT 拆解目标计划? 5 个提问技巧,实测旅行规划),但这样做有一个非常直接的优点:

我可以把这段内容,直接复制到我的旅行规划笔记,然后节省我更多重新整理目标规划笔记的时间,并且里面确实有很多针对这次特殊目标的关键内容,还依照我自己真实需要的项目执行流程来规划!

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案例03.企劃報告範本

你可能常常要做某種專案的企劃報告,我們在筆記中整理了很多這個企劃的想法與資料,但最後還是要整理成需要的企劃報告結構,最後這個整理成報告的步驟往往要花掉不少時間。

这时候,如果在之前的几次经验中,我们已经累积了一个“企划报告模板”,就可以试试看这样做:

我想撰写一本 ChatGPT 如何做好个人知识管理的书籍,目前有些杂乱想法如下,请帮我把想法根据更下方提供的书籍企划大纲进行整理与延伸:

杂乱想法:(*这个案例中,这边的想法多一点更好,只要剪贴笔记中原本内容即可)

书籍企划大纲模板:(*这边插入你自己需要的企划报告大纲模板)

于是 ChatGPT 从我的杂乱想法,整理出了下面的企划报告,当然有些地方我需要再研究思考,或者像是竞争书籍那边是乱掰的(对了,这是一个模拟案例,我没有真的要写这本书! ),但确实也节省了不少时间,甚至把杂乱想法重新理出了一个书籍大纲规划。

更重要的是,这会比我们单纯问ChatGPT一个问题,就要他帮我写出一份企划报告,要实际、有用、合理得多了

案例04.营销文案范本

第二大脑笔记、个人知识库对我来说一个很重要的用途是,帮助我快速收集各种资料,在笔记中处理我的想法,于是当我真的要「产出」工作成果时(例如报告、文案、简报、文章等等),是把草稿重组成完成品,这样才能真正有生产力、有价值的完成。

卡片盒笔记法」也说:写作,是从草稿开始写起,而不是在一个空白文件中直接产出最终内容。

例如我在撰写课程报名活动的网页文案前,其实也都先有各种草稿与想法的笔记,然后要「产出」时,我把草稿处理成需要的产出格式。

于是我可以用下面的結構來詢問 ChatGPT:

我要制作一个课程报名网页,请帮我根据下方杂乱的课程资料,根据更下方的文案模板,撰写出吸引人的报名网页文案:

课程资料:(*这个案例中,这边的想法多一点更好,只要剪贴笔记中原本内容即可)

文案模板:(*这边插入你自己需要的文案模板,在这里我把活动通网站的几种格式都加上去)

于是就获得了下面的内容整理。

我可以把下面的内容剪贴到报名网页需要的字段中,我可以参考 ChatGPT 从杂乱资料中帮我理清的一些重点文案。

甚至这一次我还没想到课程名称,但是因为我的文案模板中有这一项,所以 ChatGPT 帮我从杂乱资料里面想了一个课程名称出来(而且好像还可以)。

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案例05.任务笔记范本

在多年来养成各种生活习惯、改变坏习惯的过程中,我其实有逐步累积、修改,产生一份克服拖延难题的「养成习惯拆解笔记范本」。 (延伸阅读:更容易养成新习惯的规则设计表,我的特制模板下载

那么,我们可以试试看,先跟 ChatGPT 描述我们想要解决的任务难题,然后放上我们对这类任务的拆解模板,让 ChatGPT 帮我们拆解出需要的执行步骤。

我最近很想改掉晚上吃消夜的习惯,但常常晚上一追剧就忍不住吃了零食或外送,我需要设计一个改掉坏习惯的计划,请根据下方表格帮我

计划 :

目标愿景:

附加价值 :

触发方案 :

可用情境:

风险情境:

可采取行动:

具体下一步:

要替代行动:

奖励方案 :

日志工具 :

下一次改变:

于是我获得了下面的回答,我可以先把这个内容复制到自己的任务规划笔记,然后再调整修改成自己需要的执行方式。

其实在时间管理的任务拆解过程,也需要很多的「脑力激激盪」,利用 ChatGPT 根据我们需要的任务结构(范本)进行脑力激激盪,可以事半功倍

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案例06.会议、邮件模板

之前这篇文章中,有提到利用ChatGPT整理逐字稿的好用之处:「用ChatGPT快速将会议语音逐字稿转成完美文章表格的5个技巧」。

如果利用 ChatGPT 整理逐字稿时,再加上自己真实需要的会议笔记、邮件模板呢? 那效果就会加倍提升。

我在之前这篇文章有提过:「先写事前整理笔记,如何一边开会行动一边完成有效笔记的作法」,所以我们可以试试看这样的流程:

  • 会议前,先写好自己的任务规划笔记。
  • 会议中,获得逐字稿,或是杂乱的笔记。
  • 会议后,请 ChatGPT 根据会议前的任务规划笔记,整理会议中的杂乱笔记,获得真正有效的会议结果文件。

于是我可以这样跟 ChatGPT 询问:

我刚刚开了一个关于要在办公室导入案例萃取方法的会议,下方有会议逐字稿,请根据最下方的会议记录模板,重整内容与延伸:

会议逐字稿:

会议日志模板 :

– 我原本对目标有什么规划?

– 我想解決什麼問題?

– 我期待会后有什么行动?实际测试后,获得下面这样的结果。

上面这六个案例,从学习笔记、目标规划笔记、企划报告,到营销文案、任务笔记、会议邮件,搭配自己在第二大脑中迭代出来属于自己真正工作流程的「范本」,就会让 ChatGPT 的回答有非常大幅度的加乘效果。

很值得大家这样试试看,而这也可以看到,无论是在自己的个人知识库中持续建立属于自己的草稿,或是在不断覆盘中建立第二大脑的各种模板,都是和 ChatGPT 协作的关键能力,所以我们也别忘了人需要付出的思考、行动还是很重要的喔!

最后的提醒是,上述利用「范本」来强化生成内容的方式,在 GPT-3.5 与 GPT-4 版本中,确实有很明显的不同,在 GPT-3.5 中虽然也可以利用上述方式提问,并获得不错的答案,但 GPT-4 的整理结果确实更有逻辑、更有结构、更能抓出重点。

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评论 1

  1. #1

    Good article

    青斑1年前 (2023-05-08)回复

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