AI爱好者
有些朋友会焦虑在各种 AI 工具不断推陈出新的时代，有 AI 写作、写文案、制作简报工具，最基本的 ChatGPT 也能直接透过问答生成邮件、报告、企划，除了担心会不会有些工作被取代（其实如果真的可以取代一些工作步骤，才能节省更多工作者的时间去做重要的事），也有些朋友问我说：会不会这样一来做笔记、 整理资料这些我们做个人知识管理的方法也就没那么重要了？
我自己这几个月的实践心得是，以现阶段的工具来说（各种文字、图片、影音的内容生成），以及最近 GPT-4 的能力来看（还真的很难说之后会变成什么程度），要让 ChatGPT 与 AI 工具发挥最大的效果，制作出真正为我所用，而且有价值的内容，还是不能脱离两个条件：
- 如果我拥有「属于自己的草稿」，即使是杂乱数据也好，请 AI 帮我分析、重整、延伸，都会让 AI 生成更有效的内容。 （相对于：我只是问一个主题，就希望 AI 给我全部答案的提问方式）
- 如果我还拥有「自己需要的解答内容的基本格式模板」，那么请 AI 帮我重整杂乱资料、延伸问题、激激盪想法发展，更会有加倍效果。 （相对于只是设计 AI 角色、修改提示语的方式）
在跟这些 AI 内容生成工具协作的过程，拥有上述这两点，你会更容易真正感受到 AI 不只是神奇好玩，而是可以帮助我们真正完成工作。
我们的个人知识库，其实与 AI 工具相辅相成
并且在这样的过程中，你也会发现在现在这个阶段还不需太过焦虑，因为「属于自己的草稿」、「自己需要的解答内容的基本格式模板」，这是人在自己的执行、学习过程中产生的经验累积，也是我们的个人知识库、第二大脑原本的核心内容。
这些不断覆盘、迭代出来的任务笔记、知识笔记，不一定要很复杂，但是是属于我们个人需要的解决问题方法。 （延伸阅读：[高效能职场笔记法-3] 练习五个覆盘步骤，用解决问题取代空想计划）
而拥有这些自己的第二大脑的朋友，反而比起单纯对 AI 问问题的朋友来说，更能发挥 AI 工具的潜力。
但真的是这样吗？ 实际上可以做到什么结果？
进阶的做法，或许是让 AI 工具直接去读取我们的整个知识库，公司让 AI 去读取自己的知识库、客服数据库，就像是「ChatPDF 」去读一份论文，然后提供更精准有效的问答一样。
不过对于大多数一般用户来说，也不一定要这样做才能解决问题。
下面这就是一般人可以立即做得的实践：这篇文章就让我从自己在第二大脑、个人知识库中常常使用的笔记模板出发，看看经由多年累积迭代下来的模板，怎么帮助 ChatGPT 产出更能直接使用的内容。
使用Notion的朋友，也可以用同样逻辑看看Notion AI如何在这样的过程发挥最大能力。
案例01.学习笔记范本
让我们以大多数朋友都可使用，并且免费版本就有一定成效的 ChatGPT 为例。
下面所有的案例，基本的“提示语 Prompt ”结构如下：
- （开头还是可以说明主题背景）…… 目前有些「杂乱想法」如下，根据更下方提供的「XXX大纲模板」进行整理与延伸：
- 杂乱想法：
- （粘贴杂乱想法，只要没有超过限制字数即可）
- XXX大纲模板：
- （粘贴模板，只要没有超过限制字数即可）
- 杂乱想法：
我们就从阅读学习的笔记摘要开始试试看，我们确实可以直接请 ChatGPT 摘要一篇文章的重点，但如果我们希望产出的结果更符合我们需要的「学习笔记」，那麽可以试试看这样做。
我的提问内容如下：
帮我整理下面这篇文章，并且根据更下方提供的笔记大纲模板，进行内容重整：
XXX粘贴文章内容
笔记大纲模板 ：
– 能不能解决亲子沟通之间的问题？ 有没有具体技巧？ （*问题要自己设定喔！ ）
– 列点摘要文章的重点结构
– 延伸拆解我們可以採取的下一步行動：
在我自己多年来写学习、阅读笔记的过程中，慢慢产生出一种我自己写笔记的基本结构：
- 我喜欢在阅读学习之前，先预设一个我想要「获得解决」的问题，然后去文章里面找答案。
- （延伸阅读：如何持续建构并有效累积个人知识体系？ ）
- 当然我也会笔记一些属于文章的重点。
- 但最后我更强调一定要与行动步骤，要不然学习没有意义。
所以我的读书笔记大多时候长成这样，会有我自己的问题解决笔记、行动清单、重点摘要。
当我要跟 ChatGPT 这类工具进行学习的「协作」时，我会抽练出自己写读书笔记时的这种「结构模板」，然后请 ChatGPT 帮我生成与整理。
于是， ChatGPT（ GPT-4） 回答出了下面这样的内容。
因为这篇文章我也实际看过，并且自己有写过笔记，在这个范例中他的回答非常精准，更重要的是，他是根据我自己的学习笔记范本来写，是符合我要解决问题的方式，快速生成了我甚至可以直接复制到笔记中使用的内容。
案例02.目标规划笔记范本
事实上，我的第二大脑笔记系统中确实有非常多这样的模板笔记（参考：写出元经验，不要让笔记日记变成无用流水账），甚至有些关键任务还有特别的模板笔记「模板」，方便我下一次相似项目、任务可以快速套用。
那么，例如当我要再次做一个之前做过的目标规划时，我可不可以这样做呢？
- 简单描绘一下我对目标的想法，加入一些数据，丢给 ChatGPT
- 请 ChatGPT 根据笔记中对这类目标的「拆解模板」，进行对我有用的拆解
于是我可以在 ChatGPT 中这样询问：
最近想要规划日本大阪、神户之旅，我是从台湾出发，想要带小孩去大阪的环球影城、神户动物园、海游馆、kids plaza等处。 请帮我根据下面这个旅行规划模板，设计一个日本大阪之旅专属的旅游计划：
插入整个旅游规划笔记范本
于是就产出了下图这样的结果。
当然，不是说我就一定要依照这样的规划去执行（可延伸阅读：如何活用 ChatGPT 拆解目标计划？ 5 个提问技巧，实测旅行规划），但这样做有一个非常直接的优点：
我可以把这段内容，直接复制到我的旅行规划笔记，然后节省我更多重新整理目标规划笔记的时间，并且里面确实有很多针对这次特殊目标的关键内容，还依照我自己真实需要的项目执行流程来规划！
案例03.企劃報告範本
你可能常常要做某種專案的企劃報告，我們在筆記中整理了很多這個企劃的想法與資料，但最後還是要整理成需要的企劃報告結構，最後這個整理成報告的步驟往往要花掉不少時間。
这时候，如果在之前的几次经验中，我们已经累积了一个“企划报告模板”，就可以试试看这样做：
我想撰写一本 ChatGPT 如何做好个人知识管理的书籍，目前有些杂乱想法如下，请帮我把想法根据更下方提供的书籍企划大纲进行整理与延伸：
杂乱想法：（*这个案例中，这边的想法多一点更好，只要剪贴笔记中原本内容即可）
书籍企划大纲模板：（*这边插入你自己需要的企划报告大纲模板）
于是 ChatGPT 从我的杂乱想法，整理出了下面的企划报告，当然有些地方我需要再研究思考，或者像是竞争书籍那边是乱掰的（对了，这是一个模拟案例，我没有真的要写这本书！ ），但确实也节省了不少时间，甚至把杂乱想法重新理出了一个书籍大纲规划。
更重要的是，这会比我们单纯问ChatGPT一个问题，就要他帮我写出一份企划报告，要实际、有用、合理得多了。
案例04.营销文案范本
第二大脑笔记、个人知识库对我来说一个很重要的用途是，帮助我快速收集各种资料，在笔记中处理我的想法，于是当我真的要「产出」工作成果时（例如报告、文案、简报、文章等等），是把草稿重组成完成品，这样才能真正有生产力、有价值的完成。
「卡片盒笔记法」也说：写作，是从草稿开始写起，而不是在一个空白文件中直接产出最终内容。
例如我在撰写课程报名活动的网页文案前，其实也都先有各种草稿与想法的笔记，然后要「产出」时，我把草稿处理成需要的产出格式。
于是我可以用下面的結構來詢問 ChatGPT：
我要制作一个课程报名网页，请帮我根据下方杂乱的课程资料，根据更下方的文案模板，撰写出吸引人的报名网页文案：
课程资料：（*这个案例中，这边的想法多一点更好，只要剪贴笔记中原本内容即可）
文案模板：（*这边插入你自己需要的文案模板，在这里我把活动通网站的几种格式都加上去）
于是就获得了下面的内容整理。
我可以把下面的内容剪贴到报名网页需要的字段中，我可以参考 ChatGPT 从杂乱资料中帮我理清的一些重点文案。
甚至这一次我还没想到课程名称，但是因为我的文案模板中有这一项，所以 ChatGPT 帮我从杂乱资料里面想了一个课程名称出来（而且好像还可以）。
案例05.任务笔记范本
在多年来养成各种生活习惯、改变坏习惯的过程中，我其实有逐步累积、修改，产生一份克服拖延难题的「养成习惯拆解笔记范本」。 （延伸阅读：更容易养成新习惯的规则设计表，我的特制模板下载）
那么，我们可以试试看，先跟 ChatGPT 描述我们想要解决的任务难题，然后放上我们对这类任务的拆解模板，让 ChatGPT 帮我们拆解出需要的执行步骤。
我最近很想改掉晚上吃消夜的习惯，但常常晚上一追剧就忍不住吃了零食或外送，我需要设计一个改掉坏习惯的计划，请根据下方表格帮我
计划 ：
目标愿景：
附加价值 ：
触发方案 ：
可用情境：
风险情境：
可采取行动：
具体下一步：
要替代行动：
奖励方案 ：
日志工具 ：
下一次改变：
于是我获得了下面的回答，我可以先把这个内容复制到自己的任务规划笔记，然后再调整修改成自己需要的执行方式。
其实在时间管理的任务拆解过程，也需要很多的「脑力激激盪」，利用 ChatGPT 根据我们需要的任务结构（范本）进行脑力激激盪，可以事半功倍。
案例06.会议、邮件模板
之前这篇文章中，有提到利用ChatGPT整理逐字稿的好用之处：「用ChatGPT快速将会议语音逐字稿转成完美文章表格的5个技巧」。
如果利用 ChatGPT 整理逐字稿时，再加上自己真实需要的会议笔记、邮件模板呢？ 那效果就会加倍提升。
我在之前这篇文章有提过：「先写事前整理笔记，如何一边开会行动一边完成有效笔记的作法」，所以我们可以试试看这样的流程：
- 会议前，先写好自己的任务规划笔记。
- 会议中，获得逐字稿，或是杂乱的笔记。
- 会议后，请 ChatGPT 根据会议前的任务规划笔记，整理会议中的杂乱笔记，获得真正有效的会议结果文件。
于是我可以这样跟 ChatGPT 询问：
我刚刚开了一个关于要在办公室导入案例萃取方法的会议，下方有会议逐字稿，请根据最下方的会议记录模板，重整内容与延伸：
会议逐字稿：
会议日志模板 ：
– 我原本对目标有什么规划？
– 我想解決什麼問題？
– 我期待会后有什么行动？实际测试后，获得下面这样的结果。
上面这六个案例，从学习笔记、目标规划笔记、企划报告，到营销文案、任务笔记、会议邮件，搭配自己在第二大脑中迭代出来属于自己真正工作流程的「范本」，就会让 ChatGPT 的回答有非常大幅度的加乘效果。
很值得大家这样试试看，而这也可以看到，无论是在自己的个人知识库中持续建立属于自己的草稿，或是在不断覆盘中建立第二大脑的各种模板，都是和 ChatGPT 协作的关键能力，所以我们也别忘了人需要付出的思考、行动还是很重要的喔！
最后的提醒是，上述利用「范本」来强化生成内容的方式，在 GPT-3.5 与 GPT-4 版本中，确实有很明显的不同，在 GPT-3.5 中虽然也可以利用上述方式提问，并获得不错的答案，但 GPT-4 的整理结果确实更有逻辑、更有结构、更能抓出重点。
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Good article